1. Chữ ký số được sử dụng để làm gì?
Nói cách khác dễ hiểu hơn thì chữ ký số là một thiết bị được mã hóa bằng các dữ liệu, thông tin của doanh nghiệp để thực hiện ký các giấy tờ, tài liệu số được thực hiện đối với các giao dịch qua mạng internet.
Chữ ký số được dùng để kê khai thông tin thuế, nộp thuế trực tuyến, khai hải quan điện tử, giao dịch sàn chứng khoán điện tử,… Khi sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp không cần phải in tờ khai, người có thẩm quyền ký và đóng dấu của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, chữ ký số được các doanh nghiệp sử dụng nhiều trong ký hợp đồng với đối tác, khách hàng qua internet khi đã thỏa thuận, có tiếng nói chung mà không cần gặp mặt trực tiếp.
Chữ ký số được đánh giá là thiết bị tốt, đảm bảo được sự an toàn và tính chính xác, bảo mật được thông tin dữ liệu và là một trong những bằng chứng để xác định trách nhiệm của các chủ thể trên các nội dung đã ký, tạo được sự tin tưởng, yên tâm từ đối tác, khách hàng của mình.
Chữ ký số còn giúp việc trao đổi thông tin giữa cá nhân, tổ chức với nhau, giữa các cá nhân, tổ chức với cơ quan nhà nước được dễ dàng, nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian, không mất thời gian đi lại, chờ đợi, không cần in ấn hồ sơ, tài liệu mà vẫn đảm bảo được tính pháp lý của các thủ tục.
2. Mua chữ ký số ở đâu?
Chữ ký số không phải do các doanh nghiệp tự thiết kế, tự tạo nên mà phải mua từ các đơn vị có cung cấp dịch vụ chữ ký số.
Hiện nay, có nhiều nhà cung cấp dịch chữ ký số như Viettel-CA, FPT-CA, EasyCA, VIN-CA, VINA SmartSign, FastCA, NewTel-CA, I-CA,…
Doanh nghiệp sẽ liên hệ với một trong các đơn vị, nhà cung cấp nêu trên, cung cấp thông tin và thực hiện giao dịch mua chữ ký số.
Mỗi đơn vị sẽ có một lợi thế riêng nên doanh nghiệp cần cân nhắc những lợi thế đó, khả năng tài chính và thời hạn sử dụng chữ ký số để lựa chọn nhà cung cấp cũng như gói phù hợp với doanh nghiệp.
Và việc sử dụng chữ ký số phải được đăng ký theo thủ tục đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế theo quy định của pháp luật và yêu cầu của cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
3. Vì sao doanh nghiệp nên đăng ký chữ ký?
Theo quy định của pháp luật, sau khi thành lập doanh nghiệp, người đại diện sẽ phải khai báo thuế ban đầu và nộp thuế môn bài. Chữ ký số là công cụ để doanh nghiệp kê khai thuế qua mạng, giảm thiểu gánh nặng về thủ tục hồ sơ cũng như thời gian chờ đợi. Ngoài ra, chữ ký số còn được sử dụng khi xuất hóa đơn điện tử hoặc đăng ký, kê khai và nộp Bảo hiểm xã hội. Hơn nữa, kể từ năm 2013, theo luật Quản lý thuế, những doanh nghiệp có trụ sở tại các tỉnh/thành phố có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin đều phải đăng ký chữ ký số.
4. Cách đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế
Khi đăng nhập vào hệ thống kê khai và nộp thuế của Tổng cục thuế, hệ thống báo lỗi chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan thuế là do doanh nghiệp chưa đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế.
Để đăng ký, cập nhập chữ ký số mới, các doanh nghiệp với cơ quan thuế có thể thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Duy trì truy cập trong hệ thống khai thuế và nộp thuế qua mạng của Tổng cục Thuế theo địa chỉ: https://thuedientu.gdt.gov.vn
Bước 2: Trên màn hình giao diện hệ thống, doanh nghiệp lựa chọn “Tài khoản” và đăng nhập thông tin.
Bước 3: Màn hình hệ thống sẽ hiển thị Thông tin thay đổi thông tin nộp thuế. Doanh nghiệp nhập mã serial nộp thuế và nhập mã pin USB chữ ký số và bấm “chấp nhận”.
Bước 4: Sau đó giao diện thay đổi thông tin nộp thuế sẽ hiện ra trên giao diện màn hình, doanh nghiệp chọn “cập nhật”.
Bước 5: Màn hình hiện ra Bản đăng ký thay đổi thông tin nộp thuế qua ngân hàng thương mại, doanh nghiệp chọn “ký và gửi”.
Hệ thống sẽ hỏi lại, doanh nghiệp bấm “ok” để xác nhận việc ký và gửi của mình.
Bước 6: Hệ thống sẽ yêu cầu doanh nghiệp nhập lại mã pin lần nữa. Doanh nghiệp nhập lại mã pin USB chữ ký số, bấm “chấp nhận” rồi bấm “ok” để hoàn thành đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế.
Như vậy, doanh nghiệp đã thực hiện thay đổi, cập nhật chữ ký số mới thành công trên hệ thống nộp thuế điện tử, doanh nghiệp cần gửi lại giấy nộp tiền sau khi đã được ngân hàng xác nhận.
5. Kinh nghiệm mua chữ ký số
Việc lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ đăng ký chữ ký là vô cùng quan trọng. Điều kiện đầu tiên là đơn vị này phải có giấy phép hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được cấp bởi Bộ Thông tin và Truyền thông cấp. Ngoài ra, theo kinh nghiệm mua chữ ký số thì đơn vị cần đáp ứng một số yêu cầu sau.
Về mặt kỹ thuật
Đơn vị phải có độ bảo mật thông tin cao và hệ thống thiết bị kỹ thuật đáp ứng được yêu cầu:
Lưu trữ chính xác, đầy đủ thông tin của chủ sở hữu chữ ký số trong suốt thời gian chữ ký này có hiệu lực, đang tạm dừng và hết hiệu lực.
Hướng dẫn người sử dụng truy cập 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần.
Đảm bảo 02 lớp khóa của chữ ký số được tạo ngẫu nhiên, bảo mật tuyệt đối và không trùng lặp.
Hệ thống có tính năng ngăn chặn và cảnh báo những truy cập bất hợp pháp.
Có phương án kỹ thuật đảm bảo tính bảo mật thông tin của toàn hệ thống.
Có các phương án kiểm soát quyền ra vào trụ sở, nơi đặt thiết bị cung cấp chữ ký số.
Có đầy đủ phương án dự phòng cho tất cả trường hợp sai sót hoặc lộ thông tin có thể xảy ra, đảm bảo duy trì hoạt động liền mạch.
Hệ thống thiết bị và trụ sở giao dịch đều đặt tại Việt Nam, đảm bảo an toàn khi có cháy nổ, động đất, lũ lụt, nhiễu điện từ,… xảy ra.
Có quy chế chứng thực theo mẫu của Tổ chức Cung cấp Dịch vụ Chứng thực Chữ ký số Quốc gia.
Về mặt nhân sự
Đội ngũ nhân viên tại các đơn vị đăng ký chữ ký cần đáp ứng các yêu cầu sau:
Có nhóm nhân sự chuyên chịu trách nhiệm quản trị và vận hành hệ thống, bảo đảm an toàn thông tin của hệ thống.
Những nhân sự vận hành kỹ thuật phải có trình độ Đại học trở lên, chuyên ngành Công nghệ thông tin, Điện tử viễn thông hoặc An toàn thông tin.
Đơn vị đăng ký chữ ký uy tín